Automatización con IA para asesorías y despachos profesionales

Procesos típicos de un despacho que se pueden automatizar

Recepción y clasificación de documentación

Los clientes envían facturas, extractos, contratos y justificantes por email, en carpetas compartidas o fotografiados con el móvil. El agente los recoge, identifica a qué cliente y a qué periodo pertenecen, los nombra con tu criterio y los archiva donde corresponde.

Reclamación de lo que falta

Antes de cada cierre o campaña, el agente compara lo recibido con lo esperado de cada cliente y prepara los recordatorios de documentación pendiente, para que tu equipo los revise y los envíe.

Facturas y contabilidad de clientes

Lectura y registro de facturas de los clientes en tu programa contable, con revisión de lo dudoso. Lo explicamos en detalle en Automatizar facturas con IA.

Conciliaciones bancarias

Cruce de movimientos con facturas y apuntes de cada cliente, con la cola de excepciones lista para revisar. Más en Conciliaciones con IA.

Citas y agenda

Propuesta y confirmación de reuniones con clientes según la disponibilidad del equipo, con recordatorios.

Consultas repetidas

Respuestas a preguntas frecuentes de clientes (plazos, documentación necesaria, estado de un trámite) con el asistente identificado como IA y paso al profesional cuando la pregunta requiere asesoramiento. El asistente informa, no asesora.

Por qué en un despacho hay que hacerlo con más cuidado

Trabajas con datos de terceros, a menudo sensibles, y con obligaciones de secreto profesional. Por eso:

• Firmamos contrato de encargado del tratamiento y trabajamos con acceso mínimo a los datos.
• Cada flujo deja registro de lo que hace y de quién revisa qué.
• Nada sale hacia un cliente sin que lo decida una persona de tu despacho cuando el contenido es profesional.
• No automatizamos decisiones sobre personas ni asesoramos sobre decisiones laborales.

Ejemplo. Una asesoría prepara la campaña trimestral. El agente revisa qué clientes han enviado ya sus facturas, prepara el recordatorio para los que faltan y deja clasificadas las que van llegando en la carpeta de cada cliente.

Con qué programas

Con tu programa contable o de gestión de despacho, tu correo, tus carpetas compartidas y tus hojas de cálculo, por API, n8n o RPA. La compatibilidad se comprueba en el diagnóstico.

Cuándo encaja

Encaja en despachos con varias personas dedicadas a tareas administrativas repetitivas y con un volumen de clientes que hace que cada campaña sea un pico de trabajo. Si eres un profesional que trabaja solo, probablemente no compense un proyecto a medida. Si no encaja, te lo decimos.