Pedidos automatizados: del correo del cliente a tu ERP
En muchas empresas de distribución, industria y comercio, los pedidos no entran por un portal ordenado. Llegan por email, en un PDF generado por el sistema del cliente, en un Excel propio o escritos en el cuerpo del correo. Alguien de tu equipo los lee, busca cada referencia, comprueba la tarifa y los teclea en el ERP. Cuando hay picos, los pedidos esperan y los errores aparecen en el almacén.
Cómo funciona el flujo de pedidos
Lectura del pedido, venga como venga
El agente recoge los pedidos del buzón comercial y entiende el contenido aunque cada cliente lo envíe a su manera: cliente, referencias, cantidades, fecha de entrega y dirección.
Traducción a tus referencias
Muchos clientes usan sus propios códigos o descripciones. El agente los relaciona con tus referencias internas usando el historial de pedidos y las tablas de equivalencias que ya tengas.
Validación contra tus datos
Comprueba que el cliente existe, que las tarifas y condiciones aplicadas son las suyas, que las cantidades son razonables frente a su historial y, si tu ERP lo permite, la disponibilidad.
Alta en el ERP
Lo que cuadra se da de alta como pedido en tu ERP, listo para preparar.
Avisos de estado
Se puede enviar al cliente la confirmación de recepción y los avisos de estado (preparado, enviado), con el texto que definas.
Las excepciones, con el contexto ya preparado
Cuando algo no cuadra, el pedido no se pierde ni se registra mal. Llega a tu equipo con el motivo y la propuesta del agente: una referencia que no se reconoce, una tarifa distinta a la pactada, una cantidad fuera de lo habitual o una fecha imposible. La persona decide en segundos en lugar de rehacer el pedido entero.
Ejemplo. Un cliente habitual pide una referencia con la descripción antigua del catálogo. El agente propone la referencia actual y deja el pedido pendiente de confirmación, sin darlo de alta.
Qué ERP y canales
Trabajamos con el ERP que ya tienes (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Odoo, A3, Holded u otros) por API, n8n o RPA, y con el correo que usa tu equipo comercial. La compatibilidad se comprueba en el diagnóstico.
Qué se mide
- Pedidos dados de alta automáticamente y pedidos que van a revisión.
- Tiempo desde que llega el correo hasta que el pedido está en el ERP.
- Errores de referencia o tarifa detectados antes del alta.
Cuándo encaja
Encaja si recibes un volumen constante de pedidos por email o en documentos, con varios clientes y formatos, y el alta manual ocupa a más de una persona. Si casi todo entra ya por EDI o por una tienda online integrada, quizá no haga falta. Si no encaja, te lo decimos.
Preguntas frecuentes
¿Tienen que cambiar mis clientes su forma de pedir?
No. La idea es justo la contraria: el agente se adapta a cómo pide cada cliente.
¿Qué pasa si no reconoce una referencia?
No da de alta el pedido. Lo deja en revisión con su propuesta para que una persona confirme.
¿Puede leer pedidos en Excel con columnas distintas?
Sí, aprende la estructura de cada cliente. Los formatos nuevos se revisan la primera vez.
¿Respeta las condiciones especiales de cada cliente?
Valida contra las tarifas y condiciones que tengas en tu ERP. Si aplica otra cosa, lo señala.
Empieza por el Diagnóstico de Ahorro
Medimos tus procesos, firmamos una línea base y te decimos qué conviene automatizar. Precio fijo cerrado tras el diagnóstico.
Solicitar Diagnóstico de Ahorro →